海南科技职业大学行政管理工作会议实施办法

为规范学校会议管理，提高会议效率与决策效能，根据上级有关规定及学校实际，特制定本实施办法。

一、会议分类与组织

（一）校务委员会会议。由校长召集并主持，系校长领导下贯彻执行上级指示精神、落实理事会决议、审议学校重大事项的工作会议。成员包括校长、党委书记、党委副书记、副校长、校长助理及学校办公室主任。设主任委员一名，由校长担任。

（二）校长办公会议。由校长召集并主持，系校长行使职权、履行职责，组织实施理事会决议，研究、处理、决定学校行政重要事项的工作会议。

（三）其他会议：

1.专题工作会或业务报告会。通常由相关职能部门负责召集与主持。

2.对外承（协）办的全省、全国性会议。由具体承办单位负责组织。

3.重要公务接待会议。一般由学校办公室统筹组织。

二、会议审批与备案

（一）校务委员会会议按《校务委员会议事规则》执行。

（二）校长办公会议按《校长办公会议议事规则》执行。

（三）专门工作会议由主办单位提出，报分管副校长审定。各单位应提前做好工作安排，原则上于每周五前将下一周需要召开的重要工作会议报学校办公室登记，并同步提交OA会议申请，以便协调安排会议室。如未按此执行，办公室不予安排会议室，并在全校给予通报批评。

（四）对外承办的会议由承办单位提出，至少应提前两周完成承办会议工作方案，向理事长、校长、执行校长汇报并报学校办公室备案，以便准备和协调有关工作。学校办公室对承办会议工作方案进行审核，报请校领导审定。

（五）接待重要公务来访会议，应及时向校领导汇报并预先上报学校办公室，以便做好接待准备。

三、会议原则与要求

（一）精简、高效原则。凡可开可不开的会议一律不开，必须召开的会议要科学安排，压缩规模，明确主题，有备发言，一般不占用教学工作时间及教学场地。

（二）简朴、求实原则。除传达上级重要精神、部署全校性重大工作（如教学、科研、学生管理、人事改革等）的会议可冠以学校名义外，其他专项工作会议原则上不以学校名义召开。严格控制参会人员范围，减少陪会，不轻易邀请全体校领导出席。

（三）充分准备原则。会议主办方须认真准备会议议程、材料，落实参会人员，做好会务安排。会前应主动向分管领导汇报筹备情况，征求指导意见，明确会议重点与预期成果。

（四）规范收费原则。对外承办会议应遵循“以会养会”原则，厉行节约。主办单位需提前编制详细经费预算，按实际成本合理收取费用，不得额外增加学校财务负担，严禁以营利为目的收取高额费用。

四、会务组织与管理

（一）会议筹备。学校层面会议及对外承办会议由相关单位负责筹备。除重大活动及对外会议外，一般工作会议可不设筹备领导小组，指定工作组即可。

所有对外承办会议须于会前一周将会议安排、接待方案、预算等报学校办公室备案。

专项或对外会议如需校领导出席，主（承）办单位应提前3天通过学校办公室申请，由办公室统筹协调。如需领导讲话，主（承）办单位须代拟讲稿，并于会前一周提交办公室审改后报领导审定。

（二）会议通知。校务委员会会议、校长办公会议由学校办公室通知，专项工作会议由主办单位负责通知。

（三）会场安排。各类会议由组织单位具体负责会场布置与安排。

（四）会议服务。根据不同类别，会议服务按以下要求提供。校务委员会会议、校长办公会议，由学校办公室专人提供服务；专项工作会议自行安排服务；对外承办会议由组织单位组建会务组服务。专项或对外会议如需学校办公室人员协助，须提前一周向提出申请，由学校办公室根据要求酌情安排。

（五）会议记录。所有会议均应认真做好会议记录。校务委员会会议、校长办公会议由学校办公室指派专人记录，其他会议由主（承）办单位安排人员记录。

（六）会议纪要。学校重要会议须编发会议纪要。纪要应简明扼要、内容规范、事项具体。按发文程序办理审批手续，及时分发至相关单位。

（七）会议资料归档。会议档案包括但不限于：申请与批复、通知、筹备记录、接待方案、预算、签到表、交流材料、纪要等。主（承）办单位须于会后一周内完成整理归档，重要会议材料应移交学校档案馆存档。

五、附则

本办法由学校办公室负责解释，自发布之日起施行。以往规定与本办法不一致的，以本办法为准。