海南科技职业大学公文处理办法
第一章 总 则
第一条 为加强学校公文处理工作制度化、规范化、科学化，提高学校管理效率与效益，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）制定本办法。
第二条 学校公文是学校在实施党政管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是依法治校和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 处理公文应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全。
第五条 学校各单位领导应当高度重视公文处理工作，遵守本办法并加强对本单位公文处理的领导和检查。
第六条 学校办公室和党委办公室是学校公文处理的管理机构，负责学校党政公文处理工作并负责指导各部门做好公文处理工作。学校办公室和党委办公室配备专职人员负责学校公文处理工作。各部门也应配备专门人员负责本部门的公文处理工作。
第七条 学校使用的公文种类有：
（一）决议。适用于发布经学校党委会、校长办公会等会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项或者重大行动作出的安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（三）通知。适用于发布党的规章制度或行政规章制度；转发上级部门和不相隶属部门的公文给所属人员，让他们周知或执行；上级单位指示下级单位如何开展工作；任免和聘用干部；以及传达日常事务性工作。
（四）通报。适用于表彰先进单位或个人；批评典型单位或个人的错误行为、不良倾向、丑恶现象和违章事故等；以及一般性的情况通报。
（五）报告。适用于下级按照上级部署或工作计划，完成任务后的报告材料，反映工作中的基本情况、工作中取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想等。
（六）请示。适用于向上级机关部门请求对某项工作、问题作出指示。
（七）批复。适用于答复下级部门的请示事项。
（八）意见。适用于上级领导部门对下级部门部署工作，指导下级部门工作活动的原则、步骤和方法。
（九）函。适用于不相隶属部门之间相互商洽和协调工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项。
（十）会议纪要，适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第八条 公文一般由发文机关标志、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）发文机关标志应当使用发文机关全称或规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用方正小标宋简体字，以大红套字印上“××××××（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。
学校党委和行政公文版头由党委办公室、学校办公室负责印制。除党委办公室、学校办公室经学校批准可印制本单位的“文件版头”外，其他二级单位不能印制“文件版头”。
（二）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。如：“海科校字〔2025〕5号”，代表的是海南科技职业大学2025年第5号发文。“海科校字”是海南科技职业大学的代字，“〔2025〕”是年号（年号要使用六角号“〔〕”），“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文字号。
文件的发文字号一般标注在发文机关标志下空二行位置，横线之上，居中排布。函件（含各单位对内行文）的发文字号则顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。发文序号由阿拉伯数字“1”开始顺次排列。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
凡以中共海南科技职业大学委员会、海南科技职业大学、中共海南科技职业大学委员会办公室或海南科技职业大学办公室名义制发的公文，根据归口由党委办公室、学校办公室统一编号。
（三）签发人，上行文应当在发文机关标志下空二行位置注明签发人，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字。“签发人”三字用3号仿宋体字。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。联系人一般为该公文的撰稿人、主办人员或部门负责人。
（四）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，并尽量标明发文机关，要准确使用公文种类。标题中除规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。标题一般用2号小标宋体字加粗，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（五）主送机关指主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（六）正文，正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。正文字体与字号，一般用3号仿宋字体，每个自然段左空二字，回行顶格。文中的结构层次序数应准确掌握和使用，层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋字体标注。
（七）如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（八）发文机关署名、成文日期和印章。成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。成文日期一般以领导人签发的日期为准，经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居于印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
（九）抄送机关，指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓内容）的上级、下级和无隶属关系的机关，一般均用上下两条线隔开，应当用全称或规范化简称、统称。抄送机关名称标注在印制版记上方，抄送机关名称前加“抄送”二字用4号仿宋字体，左边空1字排字，后标全角冒号。抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开，末尾用句号。一行不够用二行，二行与冒号后对齐。
（十）公文如有附注（需要说明的其他事项），居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
（十一）附件，指附属于正文的文字材料，是某些类型公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，根据需要一般是作为正文的补充说明或参考材料。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
（十二）公文一般应有印制版记。印制版记包括公文印发单位名称和印发日期。印发单位和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
（十三）页码，一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
第九条 学校公文用纸。
（一）学校红字版头公文用纸。学校“文件版头”纸适用于以学校名义向上级部门行文和向下级单位行文；学校“函件版头”纸适用于以学校名义向不相隶属单位发出的公文。
（二）学校便函纸。除上述公文用纸外，学校印有单位名称的红头便函纸，一般用于以学校名义对外商洽或处理日常事务。
（三）校内职能部门行文纸。校内除党委办公室、学校办公室以外的其他管理部门根据工作需要，可使用印有本部门全称的行文纸（模板见附件2），适用于以本部门名义的校内上行文，如请示、报告等；可使用印有本部门全称或规范化简称的函头纸（模板见附件3），适用于以本部门名义对校内其他单位的行文，如发布通知、告知事项，制定本部门内部管理相关规定及流程规范等。各职能部门的行文纸样版必须按规定格式编制，发文标志不得加入“文件”字样，并根据归口在党委办公室或学校办公室留存备案。
（四）校内教学单位行文纸。校内教学单位根据工作需要，可使用印有本单位全称的行文纸（模板见附件4），适用于以本单位名义的校内上行文，如请示、报告等；以及内部行文，如发布通知、制定本单位内部管理相关规定及流程规范、处理日常事务等。各教学单位的行文纸样版必须按规定格式编制，发文标志不得加入“文件”字样，并根据归口在党委办公室或学校办公室留存备查。
（五）采用GB/T 148-1997中规定的A4型纸。由学校办公室统一监制。公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。
第十条 公文统一排版规格与印刷装订要求。页面行距选择固定值、设置值28磅。如无特殊说明，文字的颜色均为黑色。公文应当左侧装订，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。
第十一条 行文应当确有必要，注重效用。
第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
（一）党委办公室、学校办公室根据学校党委、行政授权，可向校内各二级单位行文。施行属地管理的校区管委会，可在职权范围内以函头形式向校区内的二级单位行文。
（二）除党委办公室、学校办公室外，学校其他各二级单位不得以二级单位名义对外正式行文。
第十三条 校内各职能部门根据部门职权依照第九条第三项规定发校内上行文或向校内其他单位发函开展工作。校内各教学单位依照第九条第四项规定发校内上行文或对本单位内部行文。
第十四条 请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。报告不得夹带请示事项。
第十五条 起草公文，是在领导决策过程中一项重要的参谋工作。起草重要公文，应当由部门领导干部亲自动手或者亲自指导、主持进行。
第十六条 公文起草的基本要求：
（一）符合国家的法律法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直陈不曲，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。
（六）必须使用国家法定的计量单位。
（七）用词用字准确，规范。文内使用非规范化简称，一般应当先用全称，并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
第十七条 公文中的数字，除成文时间，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十八条 起草、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求。必须使用格式规范的文件稿纸，不得在文稿装订线外书写。凡字迹潦草或修改较多以及不合要求的文稿，应当誊写清楚后，再呈领导审批。
第十九条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请党委办公室或学校办公室协调。对于应当协商、征求意见而未协商、征求意见的公文代拟稿，学校公文处理部门不予受理。
第二十条 为确保以学校党委、学校名义制发公文的质量，各公文代拟稿在送学校领导签发前，应根据归口送党委办公室或学校办公室审核。
第二十一条 公文审核的重点是：
（一）是否确需行文，行文方式是否妥当；
（二）是否符合国家的法律法规和方针、政策及有关规定，政策是否保持连续性，表述是否同已发布的有关公文相衔接或发生冲突；
（三）提出的措施和办法是否符合实际、切实可行。
（四）内容涉及的部门是否经过协调，意见是否一致。
（五）文字表达是否概念准确，条理清楚，简明扼要，语法规范。
（七）公文格式是否符合要求，文种的选择是否适当，发布范围等标注是否合理。
第二十二条 公文稿如需作较大修改，应当与原起草部门协商或者请其修改。办公室作了较大修改的文稿，应当征求拟稿部门的意见。
一是《中共海南科技职业大学委员会文件》《海南科技职业大学文件》，主要用于学校向上级机关请示、报告，向各单位发布对学校具有普遍指导意义的决定、通知（包括发布规章制度和转发重要公文）、通报，对重要问题提出意见等。
二是以《海南科技职业大学》版头发的公文，主要用于因涉及面小而又需以学校名义行文的事项，同不相隶属单位商洽工作，询问情况，答复下级单位询问，请求有关部门批准等。
三是《中共海南科技职业大学委员会办公室文件》《海南科技职业大学办公室文件》，主要用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达需要学校下级单位周知和办理的事项等。
四是以《海南科技职业大学办公室》版头发的公文，主要用于答复学校各单位一般的请示事项，发布一般性的会议或事务通知，传达校领导对有关事项的批示，学校办公室向校领导请示工作，与各单位商洽工作、征询意见等。
各职能部门召开的专业性会议和座谈会形成的报告、纪要，一般不以学校或党委办公室、学校办公室文件转发，由职能部门自行办理。涉及校党委会、校长办公会议议定事项，党委办公室、学校办公室应以会议纪要形式发布。
第二十四条 公文签发的规定为：
上报上级党委的请示、报告等公文，由党委书记签发。上报上级行政机关的请示、报告等公文，由校长签发。党委与行政联合行文，由党委书记、校长会签。
学校办公室的公文，重要的或涉及面广的，由校长签发。一般性的、经校长同意的、会议通过的和遵照上级部门防汛防风等紧急通知要求启动二级及以下级别应急响应的，可由办公室主任签发。其他各单位的行文，由单位主要负责人签发。
第二十五条 公文稿经领导人签发后，如发现在内容上还有必须修改的问题，可以在征得签发人同意后，再作修改。
第二十六条 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
（一）公文应当按程序办理。除领导直接交办的事项外，凡不经过党委办公室、学校办公室直接送领导个人的公文，一律不予受理。
（二）收发公文必须将其标题、密级、发文字号、紧急程度、来（发）文单位、收发日期、收文编号及领导批示等逐项登记清楚，以利查询。对秘密公文，保密员应当认真核查密封、编号、正文和附件的份数、页数，如发现问题必须立即查明情况，妥善处理。签收紧急公文应当注明具体时间。
（三）对上级机关来文，应当注明来文份数、分送部门，请某领导阅批或者某部门主办；来文只需一个部门处理的，不论份数多少，只送一个部门。凡需要办理的下级机关或者不相隶属机关的公文，党委办公室、学校办公室一般应当摘录公文的主要内容及有关部门意见，并提出拟办意见，报请领导批示。紧急公文，应当明确办理时限。
（四）承办部门接到必须办理的公文，应当抓紧办理，不得延误、推诿。属于本部门职权范围内的，应当及时办理，直接答复；涉及其他部门业务的，应当会同有关部门协商办理；重大问题必须报请学校领导或上级部门审批的，承办部门应当提出处理意见，代拟复稿，经部门主要负责人审核签发后连同原件上报。来文不需要复文或可以用其他形式办理的，承办人员应当将办理结果记录在公文上，以便归档备查。
（五）党委办公室、学校办公室和各单位应当建立公文催办检查制度，做到公文件件有着落、事事有交代。凡是已报请领导批示或者交有关部门办理的公文要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要性公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办，切实防止漏办和压误。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。办公室和各业务部门，应当定期向学校分管领导汇报公文处理情况及存在问题。各职能部门对办公室催办的公文，应当及时准确地说明办理情况。
（六）缮印公文，应当按轻重缓急安排。紧急公文必须按时间要求印出，不得延误。公文缮印必须迅速准确，字样清晰，装订整齐，符合格式。公文缮印前，文秘人员应当进行复核。校对人员对复印的稿件负责。校对必须认真细致，准确无误，如发现不妥之处，应当及时与拟稿人协商修改。秘密公文印刷、校对，应当尽量减少接触人员。绝密公文的印刷、校对应当指定专人进行。
（七）机关印章由各单位专人掌管，并负责用印监印。凡以单位名义发文，必须凭单位领导签发的文稿，方予用印。公文用印后，文稿应当留在单位妥善保管；联合行文时，文稿留在主办单位。如发现公文不符合要求，监印人有责任向有关人员提出意见，经修正后，方可用印。
（八）传递公文必须做到及时、准确、安全。传递秘密公文应当采取相应的保密措施，确保公文安全。
（九）凡需存档或者送领导批示的传真件，应当复印后再行处理，以利长期保存。
第二十七条 国家各级党政机关和有关单位发给我校的公文由党委办公室、学校办公室归口管理。
第二十八条 需送领导传阅的公文，一般按其排列顺序及时送阅。
第二十九条 领导同志阅、批的公文退回后，送阅人应当即行清点，以防遗失。
第三十条 借用公文或者公文底稿，一律办理有关手续。工作人员调离岗位时，必须清退其保存的全部公文。
第三十一条 上级机关的发文，除绝密或者注明不准翻印的外，经学校领导或者办公室主任批准，可以翻印、转发、复印。翻印、转发、复印文件的管理办法与原件相同。翻印时应当注明翻印的机关、份数和时间。密码电报不得翻印、复制。
第三十二条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
第三十三条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室主任批准，可以销毁。
第三十四条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第三十五条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
第三十六条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
第三十七条 单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。
第三十八条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第三十九条 本办法自公布之日起施行，由学校办公室和党委办公室负责解释。其他相关规定与本办法冲突时，以本办法为准。
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